Procédure de plainte de Latham & Watkins relative aux droits des personnes concernées en matière de protection des données

1. MEMBRES DU PERSONNEL

« Personnel » désigne l’ensemble des associés, avocats collaborateurs et counsels, stagiaires, salariés et intérimaires de Latham & Watkins.

1.1 En tant que membre du Personnel de Latham & Watkins, si vous avez des réclamations sur la façon dont vos données à caractère personnel ont été traitées ou si vous souhaitez demander un accès à des copies de votre dossier RH ou à d’autres données à caractère personnel ou exercer l’un de vos autres droits en matière de protection des données, veuillez contacter un représentant RH de votre bureau local. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse du représentant RH, vous pouvez engager la procédure de plainte applicable dans le cadre des Autres demandes, décrite ci-dessous.

1.2 Si vous ne souhaitez pas déposer votre plainte auprès de votre département RH local, vous pouvez adresser votre requête directement à l’Office Administrator du bureau local ou aux membres du Global Data Privacy Office.

2. ANCIENS MEMBRES DU PERSONNEL

2.1 En tant qu’ancien membre du Personnel de Latham & Watkins, si vous souhaitez demander un accès à des copies de vos données à caractère personnel, comme votre dossier RH ou exercer l’un de vos autres droits en matière de protection des données, veuillez contacter un représentant RH de votre bureau local. Sauf situations exceptionnelles, nous accuserons réception de votre requête dans les 48 heures ouvrables et vous apporterons une réponse sur le fond dès que possible, conformément aux délais prévus par la loi. Si la loi l’autorise, il se peut que nous vous facturions des frais pour la fourniture des copies de vos données à caractère personnel.

2.2 Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez engager une procédure de plainte applicable dans le cadre des Autres Demandes, comme stipulé ci-dessous.

3. DEMANDES MARKETING

Si vous souhaitez recevoir des supports marketing de Latham & Watkins, vous pouvez vous inscrire à l’adresse suivante : https://www.sites.lwcommunicate.com/5/178/forms-english/subscribe.asp. Si vous souhaitez mettre à jour vos coordonnées pour recevoir les supports marketing de Latham & Watkins, ou si vous souhaitez être retiré des listes d’e-mails ou d’autres listes de diffusion des supports marketing de Latham & Watkins vous pouvez le faire en utilisant le même lien ou envoyer un e-mail à unsubscribe@lw.com. Sauf situations exceptionnelles, nous retirerons votre adresse e-mail de la ou des listes de diffusion concernées dans un délai de 48 heures ouvrables. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez engager la procédure de plainte applicable dans le cadre des Autres demandes, décrite ci-dessous.

4. AUTRES DEMANDES

4.1 Si vous avez des réclamation sur la façon dont vos données à caractère personnel sont traitées, si vous souhaitez accéder à vos données à caractère personnel ou les corriger ou si vous souhaitez exercer l’un de vos autres droits en matière de protection des données, veuillez contacter les membres du Global Data Privacy Office. Le Global Data Privacy Office contrôle la conformité du cabinet aux Normes mondiales en matière de protection des données. Il est également le premier point de contact pour toute demande de renseignements ou plainte liées à la conformité vis-à-vis de ces Normes. Le Global Data Privacy Office examinera de manière indépendante votre demande et vous informera de ses conclusions. Le Global Data Privacy Office peut être contacté par email à l’adresse GlobalDPO@lw.com.

4.2 Vous pouvez demander une copie intégrale des Normes mondiales en matière de protection des données de Latham & Watkins en contactant le Global Data Privacy Office.

4.3 Lorsque vous soumettez votre requête ou votre plainte par e-mail au Global Data Privacy Office à l’adresse GlobalDPO@lw.com, veuillez indiquer la mention « Demande relative à la protection des données » en objet de l’email et inclure les éléments suivants dans votre email :

(a) votre nom complet ;

(b) votre adresse ;

(d) toute correspondance antérieure avec nous concernant la demande ou plainte en question ; et

(e) tout dommage éventuellement subi et les justificatifs établissant le montant de votre dommage.

4.4 Nous pouvons vous demander de nous fournir une preuve de votre identité.

4.5 À la réception d’une requête ou d’une plainte écrites, Latham & Watkins procédera à ce qui suit :

(a) accuser si possible réception de la requête ou de la plainte dans les 2 jours ouvrés ;
(b) évaluer la requête ou enquêter sur la plainte de manière approfondie ; et
(c) vous tenir informé du statut de votre plainte dans les 2 semaines suivant la réception de votre requête ou plainte, sauf si l’enquête ou l’évaluation ne peuvent être réalisées en 2 semaines, auquel cas nous vous indiquerons la date à laquelle nous serons en mesure de vous répondre.

Les demandes d'exercice de vos droits en vertu de la législation de l’UE en matière de protection des données seront traitées dans le mois suivant la réception d'une demande valide. En cas de demande complexe, le délai pourra être prolongé de deux mois au maximum, auquel cas nous vous informerons de cette prolongation necessaire.

4.6 Si vous n’êtes toujours pas satisfait des mesures que nous avons prises ou de nos résultats, ou à tout autre moment si vous le jugez opportun, vous pouvez :

(a) contacter et/ou déposer une plainte auprès du président du DataPrivacy Committee (Comité de protection des données) de Latham & Watkins à l’adresse email datenschutz@lw.com;
(b) contacter et/ou déposer une plainte auprès du Commissaire à la Protection des données et à la liberté d’information de Hesse (Hessischer Beauftragter fuer den Datenschutz und die Informationsfreiheit), PO Box 3163, 65021 Wiesbaden, Allemagne. De plus amples informations sont disponibles sur le site internet https://datenschutz.hessen.de/;
(c) contacter et/ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données du territoire au sein de l’Espace économique européen sur lequel vous travaillez ou vivez ou de celui où la violation présumée a eu lieu. Les coordonnées de ces instances sont indiquées à l’adresse https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fr. L’autorité de protection des données en France est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), située au 3, Place de Fontenoy, 75007 Paris. De plus amples informations sont disponibles sur le site internet https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/adresser-une-reclamation-plainte-la-cnil-quelles-conditions-et-comment ; ou
(d) déposer une plainte auprès de la juridiction compétente telle que détaillé dans l’article Droit de Recours ci-après.

5. DROITS DE RECOURS

5.1 Les dispositions du présent article 5 s’appliquent à ce qui suit :

(a) les données à caractère personnel qui sont traitées par Latham & Watkins en qualité de responsable du traitement et qui sont régies par les lois transposant le Règlement européen 2016/679 et la législation européenne associée en matière de respect de protection des données, en ce compris le UK Data Protection Act de 2018 ; et
(b) l’export de ces données à caractère personnel hors de l’Espace Economique Européen (EEE) ou du Royaume-Uni par Latham & Watkins et le traitement desdites données exportées par une autre entité Latham & Watkins (soit en qualité de responsable du traitement, soit en tant que sous-traitant) située en dehors de l’EEE.

5.2 Si une entité Latham & Watkins enfreint, concernant vos données à caractère personnel, les Normes, le Règlement européen 2016/679 ou la législation européenne associée en matière de protection des données, y compris le UK Data Protection Act 2018, dans les situations décrites au point 5.1 ci-dessus, vous avez le droit, conformément aux dispositions du présent article 5, de déposer une plainte devant :

(a) les tribunaux d’Allemagne ;
(b) les tribunaux du territoire de l’EEE où est basé le responsable du traitement concerné de Latham & Watkins qui a initialement collecté les données à caractère personnel auxquelles se rapporte votre réclamation ;
(c) les tribunaux du territoire de l’EEE où est basé le responsable du traitement concerné de Latham & Watkins qui a exporté les données à caractère personnel auxquelles se rapporte votre réclamation ;
(d) les tribunaux du territoire de l’EEE où vous avez votre résidence habituelle.

Le territoire sélectionné sera désigné comme étant le « Territoire concerné ».

5.3 Latham & Watkins est constitué de plusieurs personnes morales qui ont conclu un accord en vertu duquel chaque entité Latham & Watkins a consenti à respecter les Normes (l’« Accord BCR » - BCR : Binding Corporate Rules) et à accorder certains droits aux personnes concernées en matière de protection des données. Si vous êtes arrivé au terme de cette Procédure de plainte relative aux droits des personnes concernées en matière de protection des données mais que vous n’êtes pas satisfait de la réponse que vous avez reçue de notre part, et si vous souhaitez porter plainte devant un tribunal conformément à l’article Droits de recours, vous pouvez demander une copie de l’Accord BCR en contactant le Global Data Privacy Office à l’adresse email GlobalDPO@lw.com. Afin de recevoir une copie de l’Accord BCR, vous devrez signer un accord de confidentialité dans un format que nous jugeons acceptable. La signature d’un accord de confidentialité ne vous empêchera pas de partager des informations avec un avocat afin d’obtenir des conseils juridiques ou d’utiliser l’Accord BCR dans le cadre d’une procédure judiciaire afin d’exercer vos droits.

5.4 Si vous souhaitez engager une procédure à l’encontre de Latham & Watkins pour obtenir une indemnisation pour des préjudices résultant d’une violation présumée des Normes, ou dans tout autre cas où vous alléguez qu’une violation des Normes a été commise, vous devrez fournir des preuves qui établissent qu’il est probable qu’une violation a eu lieu et/ou qu’il est probable que le préjudice ait été causé par une violation des Normes par une ou plusieurs entités Latham & Watkins. Dans ces cas, le bureau de Latham & Watkins de Francfort a la charge de la preuve au nom des bureaux Latham & Watkins situés hors de l’EEE afin de démontrer que la responsabilité relative à une violation des Normes ne repose pas sur l’entité ou les entités Latham & Watkins qui font l’objet de la procédure. En conséquence, toute procédure à l’encontre des bureaux de Latham & Watkins situés hors de l’EEE doit être engagée à l’encontre du bureau Latham & Watkins de Francfort. Toute procédure à l’encontre d’un bureau de Latham & Watkins situé dans l’EEE doit être engagée contre ce bureau de Latham & Watkins. Afin de se dégager de toute responsabilité au titre d’une telle procédure, le bureau Latham & Watkins de Francfort doit démontrer qu’aucune violation n’a eu lieu ou que le bureau de Latham & Watkins situé en dehors de l’EEE n’est pas responsable d’une violation des Normes ayant entraîné la réclamation par la personne concernée de dommages-intérêts ou d’autres mesures de réparations. Vous pouvez contacter le bureau Latham & Watkins de Francfort à l’adresse suivante : Latham & Watkins, Reuterweg 20, 60323 Frankfurt am Main, Allemagne, à l’attention du président du Data Privacy Committee (Comité de protection des données), ou par email à l’adresse datenschutz@lw.com.

5.5 La soumission par une entité Latham & Watkins au Territoire concerné ne constitue pas, concernant toute procédure sans rapport avec le respect par Latham & Watkins des Normes ou à toute autre fin, une soumission par ladite entité Latham & Watkins à la compétence de ces tribunaux ou une renonciation par cette entité à son droit de faire valoir le principe de forum non conveniens.

DERNIERE MISE A JOUR : FEVRIER 2022