Politique de protection des données en matière de recrutement

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Dernière mise à jour : Mai 2023

Latham & Watkins (« Latham » ou le « Cabinet ») respecte votre vie privée et s’attache à collecter, conserver et utiliser les données à caractère personnel vous concernant de manière responsable. La présente politique s’applique aux données à caractère personnel que vous nous fournissez directement ou via un de nos portails de recrutement dans le cadre de votre candidature pour un rôle au sein du bureau de Paris, ainsi qu’aux autres données communiquées par vous ou par des tiers (par exemple, vos références professionnelles) dans le cadre de votre candidature. Cette politique récapitule la manière dont Latham peut utiliser les données à caractère personnel des candidats, les droits des candidats sur leurs données à caractère personnel et les personnes à contacter pour de plus amples informations. Nous vous invitons à la lire avec attention.

1. Qui sommes-nous?

   Latham & Watkins exerce dans le monde entier en tant que limited liability partnership, constitué selon le droit de l’État du Delaware (États-Unis d’Amérique), avec, en France, à Hong Kong, en Italie, au Royaume Uni et à Singapour, des affiliés exerçant l’activité sous la forme de limited liability partnerships ou d’associations d’avocats et, au Japon, sous la forme d’un partnership. Latham & Watkins exerce en Israël sous la forme d’une limited liability company, en Corée du Sud en tant que Foreign Legal Consultant Office, et en Arabie Saoudite sous la forme d’une limited liability company.

   Vous trouverez la liste et les coordonnées de tous nos bureaux sur notre site internet www.lw.com.

   Le bureau de Paris et Latham & Watkins LLP sont conjointement responsables du traitement de vos données à caractère personnel.

2. A qui s’applique cette politique?

   Cette politique s’applique aux personnes qui ont déposé une candidature auprès du bureau de Paris de Latham & Watkins ou qui lui ont fourni des informations en rapport avec un rôle à pourvoir. Cela inclut les candidatures pour des emplois salariés, des stages, des contrats de collaboration libérale d’avocats ou des contrats d’association d’avocats au sein de Latham.

   Cette politique s’applique aux personnes qui ont fait parvenir au bureau de Paris de Latham & Watkins une candidature, un CV ou d’autres informations, que ce soit directement, via une agence de recrutement ou via l’un de nos portails de recrutement.

3. Quelles sont les données à caractère personnel recueillies et traitées par  Latham?

Nous collectons et traitons les données suivantes vous concernant :

• Les données que vous nous fournissez dans le cadre de votre candidature, que ce soit par le biais d’un de nos portails de recrutement, de notre site internet ou par courrier, email, téléphone ou autre. Cela inclut les données que vous nous fournissez lorsque vous vous enregistrez sur notre site internet ou portail de recrutement et les utilisez, quand vous nous envoyez un CV directement ou via une agence de recrutement, par exemple : nom, coordonnées, expérience professionnelle, diplômes et qualifications professionnelles, expertise juridique le cas échéant, appartenance à un ordre professionnel le cas échéant, autorisation de travail dans le pays concerné, date de naissance, références professionnelles et toutes autres informations que vous choisissez de nous communiquer (telles que celles contenues dans votre CV).
• Les données collectées pendant les entretiens ou tests d’embauche (en présentiel ou en ligne). Si vous participez à un entretien d‘embauche, nous conserverons les notes prises par le recruteur. Nous sommes également susceptibles de demander à d’autres personnes vous ayant rencontré(e) de nous faire part de leurs impressions. Si vous participez à des tests de recrutement, que ce soit en ligne ou en présentiel, ou si vous nous envoyez une vidéo de présentation, nous collecterons et analyserons vos réponses.
• Les données que nous recueillons sur votre utilisation de notre portail et de notre site web de recrutement. Nous recueillons automatiquement certaines données lorsque vous utilisez www.lwcareers.com, notamment votre adresse IP, les informations recueillies par les cookies sur votre utilisation du portail ou du site web, votre opérateur de téléphonie mobile, le fuseau horaire paramétré, la plateforme et le système d'exploitation, le logiciel de navigation, la date et l'heure de visite du portail de recrutement ou du site web.
• Des données provenant de tiers. Nous recevrons des informations de tiers, tels que des recruteurs ou vos références professionnelles, en rapport avec votre candidature.
• Si votre candidature est retenue, des données à caractère personnel supplémentaires recueillies lors de la vérification d’antécédents préalable à l'embauche puis dans le cadre de votre processus d’intégration au sein du cabinet :
  • Les données provenant de notre prestataire externe, lequel effectue les vérifications d’antécédents pour notre compte. Ces vérifications peuvent inclure la vérification des qualifications et diplômes, la prise de références auprès d’anciens employeurs, la vérification de l’extrait de casier judiciaire B3 (mention oui/non) dans la limite permise par la loi et autres vérifications autorisées par la législation applicable.
  • les coordonnées bancaires, le numéro de sécurité sociale, la pièce d’identité, les justificatifs d’autorisation de travail, la nationalité et le lieu de naissance (dans la limite requise/autorisée par la loi applicable),
• Informations sur votre visite dans nos locaux. Si vous assistez à un entretien dans nos bureaux, nous recueillerons des données relatives à votre utilisation des systèmes de contrôle d'accès aux bâtiments, y compris l'heure et le lieu d'entrée et de sortie, tout accès à des zones restreintes et les images des caméras de sécurité.
• De manière générale, nous ne recueillons pas directement les données à caractère personnel des enfants de moins de 14 ans mais pouvons être amenés à le faire par le biais de leur lorsque cela est nécessaire pour le traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente politique. Le parent ou le tuteur légal peut exercer les droits du mineur tels que décrits aux sections 9 et 10 ci-dessous.

4. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel?

   Le tableau de l'Annexe 1 récapitule la manière dont Latham utilise vos informations ainsi que la base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos données à caractère personnel. Nous utilisons vos informations pour :

   • vous identifier et vous évaluer pour un rôle au sein du cabinet ;
   • déterminer et valider vos qualifications pour un emploi ;
   • effectuer des vérifications d'antécédents (ces vérifications peuvent inclure, la vérification des qualifications et diplômes, de l’autorisation de travail, la prise de références auprès d’anciens employeurs, la vérification de l’extrait de casier judiciaire B3 (mention oui/non), et dans la limite permise par la loi, la vérification de l’appartenance à un ordre professionnel, et toutes autres vérifications autorisées par la législation applicable ;
   • dans la mesure permise ou exigée par le droit applicable, assurer le suivi de nos recrutements sur le plan de l'égalité des chances et de la diversité ;
   • communiquer avec vous ;
   • vous notifier de l’ouverture de nouveaux rôles correspondant à votre profil ;
   • vous fournir une assistance technique en tant qu’utilisateur de notre site web ou de notre portail de recrutement ; et
   • assurer la sécurité de nos locaux si vous assistez à un entretien dans nos bureaux.

     Vos données à caractère personnel ne seront traitées qu'à des fins déterminées et d'une manière appropriée, équitable et conforme à la loi. Latham ne recueillera que les données à caractère personnel qui sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité des traitements en question.

5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel?

   Latham est susceptible de partager vos données à caractère personnel avec plusieurs catégories de destinataires, y compris:

   • des agences de recrutement et des sociétés proposant des services de recrutement, si cela est pertinent au regard du rôle auquel vous candidatez ;
   • des prestataires externes fournissant des services en lien avec notre portail de recrutement, dont l’identité dépend de la juridiction dans laquelle vous postulez, et lesquels recueillent et traitent vos données à caractère personnel dans le cadre de votre candidature en ligne et peuvent être amenés à les stocker aux États-Unis (si vous avez besoin de plus amples informations concernant ces prestataires, veuillez nous contacter à l’adresse email indiquée plus bas) ;
   • des ordres professionnels et des établissements d'enseignement ;
   • des prestataires de services en matière de vérification d’antécédents (ces vérifications peuvent inclure la vérification des qualifications et diplômes, la prise de références auprès d’anciens employeurs, la vérification de l’appartenance à un ordre professionnel, et toutes autres vérifications autorisées par la législation applicable), tels que Sterling Infosystems Inc. qui sont susceptibles de stocker vos données à caractère personnel soit dans l'Union Européenne soit aux États-Unis, selon votre localisation, afin de vérifier les informations que vous avez fournies dans le cadre de votre candidature ; et
   • les personnes dont vous nous fournissez les coordonnées en tant que références professionnelles.

Latham peut être dans l'obligation de divulguer vos données à caractère personnel à des régulateurs, aux autorités judiciaires, à la police ou aux autorités fiscales, ou dans le cadre d'un litige. Il est possible qu’il ne soit pas possible de vous informer à l'avance des détails de ces divulgations. En tout état de cause, Latham fera tous les efforts raisonnables pour restreindre la divulgation de données à caractère personnel aux données réellement nécessaires pour atteindre les finalités recherchées. Nous pouvons également être amenés à divulguer vos données à caractère personnel dans le cadre d'une réorganisation ou d'un regroupement de notre Cabinet avec un autre cabinet.

6. Comment transférons-nous vos données à caractère personnel et où les conservons-nous?

   Latham est un cabinet international opérant à l'échelle mondiale. Comme beaucoup d’entreprises internationales, Latham a mis en place des systèmes globaux en matière de recrutement et a centralisé certains aspects du traitement de ses données et de l'administration des ressources humaines afin d’en optimiser la gestion. Cette centralisation est susceptible d’entraîner le transfert de données à caractère personnel d'un pays à un autre.

   Les détails de votre candidature peuvent être conservés localement par le bureau auprès duquel vous avez postulé ou peuvent être enregistrés dans nos systèmes globaux de recrutement. Certains de nos systèmes globaux de recrutement sont gérés en notre nom par des prestataires externes de confiance. Ces systèmes sont, dans certains cas, hébergés aux États-Unis et accessibles dans le monde entier pour les membres du personnel participant à notre processus de recrutement.

   Par conséquent, vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers des destinataires situés en dehors du pays dans lequel vous vous trouvez, y compris des pays en dehors de l'Espace Economique Européen ou du Royaume-Uni où les lois sur la protection des données à caractère personnel peuvent ne pas offrir le même niveau de protection. Pour garantir un niveau de protection des données à caractère personnel qui soit adéquat, Latham a mis en place des règles d'entreprise contraignantes (« BCR » ou « Binding Corporate Rules »), lesquelles régissent les transferts intra-groupe, permettant ainsi aux entités Latham de transférer des données à caractère personnel provenant de l'EEE et du Royaume-Uni vers d’autres pays où Latham opère. En outre, Latham a conclu des contrats avec ses prestataires externes pour protéger les données à caractère personnel traitées par ces derniers pour le compte du Cabinet ; ces contrats intègrent les clauses contractuelles types de la Commission européenne et y ajoutent les garanties supplémentaires éventuellement nécessaires à la validité des transferts de données hors de l’Espace Economique Européen ou du Royaume-Uni.

   Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l’un de nos prestataires, veuillez contacter nos Responsables de la Protection des Données (Global Data Privacy Office).

7. Comment nous assurons-nous de la sécurité de vos données à caractère  personnel?

   Nous nous engageons à protéger les données à caractère personnel que vous nous fournissez. Le Cabinet maintient des niveaux de sécurité appropriés pour protéger les données à caractère personnel contre l’accès, l’utilisation, la divulgation, l’altération, la destruction ou la perte, qu’ils soient accidentels ou illicites. Le Cabinet prend également des mesures pour assurer la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience continues de ses réseaux et systèmes.

   Malheureusement, la transmission d'informations via internet n'est pas totalement sure. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations transmises par les portails de recrutement. Toute transmission est réalisée à vos propres risques. Une fois que nous aurons reçu vos informations, nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte et le vol ainsi que l'utilisation, l'accès ou la modification non autorisés.

8. Combien de temps conservons-nous vos données?

   Nous conserverons vos données à caractère personnel pour la durée prévue par l’Annexe 1 de la présente politique, sauf en cas d’action contentieuse ou disciplinaire, en cours ou anticipée, auquel cas nous conserverons les données, selon les circonstances, soit jusqu’au terme de la procédure contentieuse ou précontentieuse, soit jusqu’à l’issue du délai de recours à l’encontre de la décision, soit jusqu’au terme du délai de prescription afférent à l’action en cause.

   Veuillez contacter nos Responsables de la Protection des Données (Global Data Privacy Office) pour plus d’informations.

   Nous pourrons être amenés à conserver vos données à caractère personnel pendant une période plus longue afin d'établir, d'exercer ou de défendre nos droits. Dans la mesure du possible, les données à caractère personnel seront rendues anonymes en supprimant, en remplaçant ou en rendant inaccessibles les éléments qui permettent d'identifier les individus.

9. Comment pouvez-vous avoir accès à vos données à caractère personnel et les  rectifier?

   Si vous avez créé un compte sur www.lwcareers.com, vous pourrez accéder et copier les données à caractère personnel que vous y avez téléchargées. Vous pourrez également modifier ou mettre à jour vos données à caractère personnel, en utilisant le mot de passe que vous avez créé lorsque vous avez soumis votre candidature sur www.lwcareers.com.

   Pour toute autre demande d'accès à ou de rectification de vos données à caractère personnel (y compris pour faire compléter des données incomplètes), veuillez contacter nos Responsables de la Protection des Données (Global Data Privacy Office). Veuillez noter que nous pourrons demander à vérifier votre identité avant de répondre à votre demande, si nous avons un doute raisonnable sur votre identité.

10. De quels autres droits bénéficiez-vous?

    Vous jouissez d'autres droits relatifs à vos données à caractère personnel. Certains de ces droits ne s'appliquent que dans certaines circonstances, comme indiqué plus en détail ci-dessous. Veuillez envoyer votre demande par courriel à nos Responsables de la Protection des Données (Global Data Privacy Office). Veuillez noter que nous pourrons demander à vérifier votre identité avant de répondre à toute demande d'exercice de vos droits, si nous avons un doute raisonnable sur votre identité.

    Vous disposez des droits suivants :

    • Le droit de savoir si Latham détient des données à caractère personnel vous concernant et, le cas échéant, comment nous les utilisons.
    • Dans certaines circonstances et sous réserve du droit applicable, le droit de demander que vos données à caractère personnel soient supprimées. Notez que nous pouvons conserver vos données à caractère personnel s'il existe des bases légales valables pour le faire.
    • Le droit de demander à ce que nous cessions de vous envoyer des notifications concernant les nouveaux rôles qui correspondent à votre profil.
    • Dans certaines circonstances et sous réserve du droit applicable, le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel ou de vous y opposer.
    • Dans certaines circonstances et sous réserve du droit applicable, le droit de recevoir une copie des données à caractère personnel que vous avez fournies au Cabinet, dans un format structuré, communément utilisé et lisible par machine ou de demander que nous transférions ces informations à une autre partie (droit à la « portabilité des données »).
    • Lorsque vous avez fourni des données à caractère personnel volontairement ou que vous avez consenti à leur utilisation, le droit de retirer votre consentement.
    • Si vos données à caractère personnel sont traitées par le bureau français du Cabinet, vous avez également le droit de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de déposer une plainte, que ce soit auprès de Latham ou auprès d'une autorité de protection des données, dans la Procédure de plainte de Latham & Watkins relative aux droits des personnes concernées en matière de protection des données, laquelle est disponible sur https://www.lw.com/fr/data-privacy-complaints-procedure.

Responsables de la Protection des Données (Global Data Privacy Office) :

En cas de questions concernant cette politique ou l'utilisation de vos données à caractère personnel par Latham, veuillez contacter nos Responsables de la Protection des Données (Global Data Privacy Office) : Globaldpo@lw.com. Les résidents de Californie peuvent également appeler notre numéro gratuit (866) 596-3896.

ANNEXE 1: FINALITES DU TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DES CANDIDATS

Le tableau suivant décrit plus en détail la nature des données à caractère personnel que nous sommes susceptibles de collecter, leur provenance, leur durée de conservation ainsi que la base légale et la ou les finalité(s) des traitements réalisés.