Procedura Latham & Watkins per reclami in materia di privacy dei dati

Questa procedura per reclami in materia di privacy dei dati è disponibile per qualsiasi soggetto interessato i cui dati personali vengono trattati da Latham & Watkins. Invitiamo tali soggetti a fare riferimento alle sezioni qui di seguito per trovare le informazioni pertinenti alla presentazione di un reclamo.

1. PERSONALE

1.1 Tutti i dipendenti, collaboratori o altri membri del personale di Latham & Watkins che intendono presentare reclamo circa le modalità con cui i propri dati personali vengono trattati o consultare copie dei propri documenti HR o altri dati personali o esercitare qualsiasi altro diritto sono invitati a rivolgersi a un rappresentante HR del proprio ufficio. Qualora non si ritengano soddisfatti della risposta ricevuta dal proprio rappresentante HR, gli interessati possono avvalersi della procedura per reclami di cui alla sezione “Altre richieste” che segue.

1.2 Nell’eventualità in cui preferisca evitare di presentare reclamo al proprio dipartimento HR, ciascun soggetto interessato ha la facoltà di indirizzare la propria richiesta all’Office Administrator oppure al Global Data Privacy Office dello studio.

2. EX PERSONALE

2.1 Tutti gli ex dipendenti, avvocati, collaboratori o altri membri del personale di Latham & Watkins che intendano consultare copie dei propri dati personali (es. documenti HR) o esercitare qualsiasi altro diritto sono invitati a rivolgersi al rappresentante HR del proprio ufficio. Salvo casi eccezionali, daremo seguito a ogni richiesta entro 48 ore lavorative e forniremo una risposta dettagliata nel minor tempo possibile e, in ogni caso, in conformità con qualsiasi termine previsto a norma di legge. Ove consentito dalla legge, Latham & Watkins potrà addebitare agli interessati i costi relativi alla copia dei propri dati personali.

2.2 Qualora non si ritengano soddisfatti della risposta ricevuta, gli interessati possono avvalersi della procedura per reclami di cui alla sezione “Altre richieste” che segue.

3. RICHIESTE PER FINALITÀ DI MARKETING

Gli interessati che desiderano ricevere materiali di marketing da Latham & Watkins possono iscriversi al seguente indirizzo (in inglese): https://www.sites.lwcommunicate.com/5/178/forms-english/subscribe.asp. È possibile aggiornare le informazioni di contatto utilizzate per l’invio dei materiali di marketing da parte di Latham & Watkins o richiedere la cancellazione da qualsiasi lista di distribuzione utilizzata per le medesime finalità collegandosi alla su-indicata pagina web o inviando una email a unsubscribe@lw.com. Salvo casi eccezionali, procederemo alla cancellazione di qualsiasi indirizzo email dalla relativa lista di distribuzione entro 48 ore lavorative. Qualora non si ritengano soddisfatti della risposta ricevuta, gli interessati possono avvalersi della procedura per reclami di cui alla sezione “Altre richieste” che segue.

4. ALTRE RICHIESTE

4.1 Per presentare un reclamo circa le modalità con cui i propri dati personali sono stati trattati oppure per consultare o correggere i propri dati personali o esercitare qualsiasi altro diritto invitiamo i soggetti interessati a rivolgersi al Global Data Privacy Office. Il Global Data Privacy Office monitora l’adesione ai Global Data Privacy Standard dello studio ed è il punto di contatto iniziale per qualsiasi richiesta o reclamo inerente all’ottemperanza ai predetti Standard. Il Global Data Privacy Office svolgerà un controllo indipendente dell’indagine inerente al reclamo e comunicherà le proprie conclusioni al soggetto interessato. Il Global Data Privacy Office può essere contattato via email all’indirizzo GlobalDPO@lw.com.

4.2 Copie integrali dei Global Data Privacy Standard di Latham & Watkins possono essere richieste al Global Data Privacy Office.

4.3 I soggetti interessati possono presentare richieste o reclami via email a GlobalDPO@lw.com, l’indirizzo email del Global Data Privacy Office. Le email di reclamo devono recare nell’oggetto del messaggio la dicitura “Privacy Enquiry” (Reclamo in materia di privacy) e devono contenere:

(a) il nome per esteso del soggetto interessato;

(b) il suo indirizzo;

(d) qualsiasi eventuale precedente corrispondenza con Latham & Watkins in merito alla medesima questione di privacy; e

(e) qualora abbia subito una perdita, le prove a dimostrazione del valore della perdita.

4.4 Latham & Watkins potrà chiedere ai soggetti interessati di fornire prova della propria identità.

4.5 Per ogni richiesta o reclamo scritto ricevuto, Latham & Watkins:

(a) fornirà al soggetto interessato conferma di ricezione, ove possibile, entro 2 giorni lavorativi;

(b) valuterà la richieste o esaminerà il reclamo nei dettagli; e

(c) fornirà ulteriori informazioni circa lo stato della richiesta o del reclamo entro 2 settimane dalla ricezione della richiesta o del reclamo in forma scritta; ove non ci sia possibile completare l’esame o la valutazione in 2 settimane, informeremo l’interessato della possibile data alla quale prevediamo di poter rispondere.

Le richieste per esercitare i propri diritti secondo le leggi dell’Unione europea in materia di Privacy saranno evase entro un mese dalla presentazione, salvo che la richiesta sia complessa. In tal caso il termine potrà essere esteso fino ad ulteriori due mesi. Latham & Watkins terrà informati i soggetti interessati nel caso in cui fosse necessaria una proroga.

4.6 I soggetti interessati che non si riterranno soddisfatti dalle misure da noi intraprese o dagli esiti delle nostre valutazioni, ovvero in qualsiasi altro momento da loro ritenuto opportuno, potranno:

(a) contattare e/o presentare un reclamo al Chair del Data Privacy Committee di Latham & Watkins via email a datenschutz@lw.com;

(b) contattare e/o presentare un reclamo allo Hesse Commissioner for Data Protection and Freedom of Information all’indirizzo seguente: Hessischer Beauftragter fuer den Datenschutz und die Informationsfreiheit, PO Box 3163, 65021 Wiesbaden, Germany. Ulteriori informazioni e contatti sono disponibili su https://datenschutz.hessen.de/;

(c) contattare e/o depositare un reclamo all’autorità di protezione dei dati della giurisdizione SEE in cui l’interessato svolge abitualmente la propria professione o in cui risiede ovvero in cui la violazione contestata si è verificata. Le informazioni di contatto sono consultabili sul sito https://ec.europa.eu/commission/index_it ; ovvero

(d) intentare un’azione legale dinanzi a qualsiasi tribunale competente, come indicato alla sezione “Diritto di ricorso” che segue.

5. DIRITTO DI RICORSO

5.1 Le disposizioni di cui al presente paragrafo 5 si applicano:

(a) ai dati personali trattati da Latham & Watkins in qualità di titolare del trattamento e regolati da leggi in attuazione del Regolamento (UE) 2016/679 e di ogni altra legge europea in materia di privacy dei dati; compreso lo UK Data Protection Act 2018; e

(b) all’esportazione di tali dati personali al di fuori del SEE o del Regno Unito da parte di Latham & Watkins e al trattamento di tali dati esportati da parte di un’altra entità Latham & Watkins (in qualità sia di titolare del trattamento sia di responsabile del trattamento) extra-SEE.

5.2 Qualora qualsiasi entità Latham & Watkins agisca in violazione degli Standard, del Regolamento UE 2016/679 o della relativa normativa europea in materia di privacy, incluso lo UK Data Protection Act 2018, in riferimento ai dati personali di soggetti interessati nelle circostanze di cui al paragrafo 5.1 che precede, i medesimi soggetti interessati saranno autorizzati ai sensi del presente articolo 5 ad avviare azioni legali in qualità di terzo beneficiario dinanzi:

(a) ai tribunali della Germania;

(b) ai tribunali della giurisdizione SEE in cui si trova il relativo titolare del trattamento Latham & Watkins incaricato della raccolta iniziale dei dati personali ai quali il reclamo fa riferimento;

(c) ai tribunali della giurisdizione SEE in cui si trova il relativo titolare del trattamento Latham & Watkins incaricato dell’esportazione dei dati personali ai quali il reclamo fa riferimento;

(d) ai tribunali della giurisdizione SEE in cui risiede abitualmente il soggetto interessato,

La giurisdizione selezionata è di seguito definita “Giurisdizione di Competenza”.

5.3 Latham & Watkins è composto da varie entità giuridiche che hanno tutte sottoscritto un accordo ai sensi del quale ciascuna di esse si è impegnata ad agire in conformità con gli Standard (il “BCR Agreement”) e a garantire taluni diritti ai soggetti interessati. Gli interessati che abbiano completato la Procedura per reclami in materia di privacy dei dati ma non si ritengano soddisfatti della risposta ricevuta da Latham & Watkins e vogliano avviare un’azione legale dinanzi a un tribunale ai sensi della presente sezione “Diritto di ricorso” possono richiedere una copia del BCR Agreement contattando il Global Data Privacy Office via email all’indirizzo GlobalDPO@lw.com. Per poter ricevere copia del BCR Agreement, ciascun interessato dovrà firmare un accordo di riservatezza in una forma da noi ritenuta accettabile. La firma di tale accordo di riservatezza non pregiudica il diritto degli interessati a condividere informazioni con un legale per ricevere consulenza giuridica ovvero a ricorrere al BCR Agreement in sede giudiziale a tutela dei propri diritti.

5.4 Per presentare una richiesta di risarcimento dei danni nei confronti di Latham & Watkins derivanti dalla presunta violazione degli Standard, oppure in qualsiasi altro caso in cui un soggetto sostenga che sia stata commessa una violazione degli Standard, ciascun interessato dovrà fornire le prove che dimostrino la potenziale commissione della violazione e/o la potenziale riconduzione dei danni subiti alla violazione degli Standard da parte di una o più entità Latham & Watkins. In tali circostanze, l’ufficio di Francoforte di Latham & Watkins avrà l’onere di provare per conto degli uffici Latham & Watkins extra-SEE l’assenza di responsabilità in capo alla relativa entità Latham & Watkins in riferimento a qualsiasi violazione degli Standard di cui al relativo reclamo. Pertanto, qualsiasi reclamo nei confronti di uffici Latham & Watkins extra-SEE dovrà essere formulato nei confronti dell’ufficio Latham & Watkins di Francoforte. Qualsiasi reclamo nei confronti di un ufficio Latham & Watkins situato nel SEE dovrà essere formulato nei confronti di tale eventuale ufficio Latham & Watkins. Allo scopo di esonerare se stesso da qualsiasi responsabilità eventualmente derivante da tale reclamo, l’ufficio Latham & Watkins di Francoforte dovrà dimostrare che la violazione in questione non sia mai avvenuta ovvero che l’ufficio Latham & Watkins extra-SEE non sia responsabile della violazione degli Standard che ha causato il danno o qualsiasi altro rimedio eventualmente invocato dal soggetto interessato. L’interessato potrà contattare l’ufficio di Francoforte al seguente indirizzo: Latham & Watkins, Reuterweg 20, 60323 Frankfurt am Main, Germany, alla cortese attenzione del Presidente del Data Privacy Committee, o via email all’indirizzo datenschutz@lw.com

5.5 Il deferimento da parte di un’entità Latham & Watkins alla Giurisdizione di Competenza — in riferimento a qualsiasi reclamo che non sia pertinente all’osservanza da parte di Latham & Watkins degli Standard o a qualsiasi altro motivo — non costituisce né un deferimento da parte della relativa entità Latham & Watkins alla giurisdizione di tale tribunale né una rinuncia da parte della relativa entità Latham & Watkins al proprio diritto di avvalersi della dottrina del forum non conveniens.

Ultimo aggiornamento: febbraio 2022