Recruitment Privacy Policy

RECRUITMENT PRIVACY POLICY

Ultimo aggiornamento: Marzo 2024

Latham & Watkins (“Latham” o “lo studio”) tutela la privacy degli utenti e si impegna a raccogliere, trattare e utilizzare i dati personali in modo responsabile. La presente policy sulla privacy si applica ai dati personali forniti dagli utenti direttamente o attraverso uno dei nostri portali di recruiting, nonché ad altri dati raccolti dai soggetti interessati o da terze parti (come terzi che forniscono referenze) in relazione alle candidature degli utenti. La policy illustra le modalità di utilizzo da parte dello studio dei dati personali dei candidati, i diritti degli utenti e fornisce i contatti per ricevere maggiori informazioni. Invitiamo pertanto i soggetti interessati a leggerla attentamente.

1. Chi siamo

Latham & Watkins opera in tutto il mondo sotto forma di partnership a responsabilità limitata organizzata secondo le leggi dello stato del Delaware (Stati Uniti), con partnership affiliate a responsabilità limitata in Francia, a Hong Kong, in Italia, a Singapore e nel Regno Unito e una partnership affiliata in Giappone. Latham & Watkins opera in Israele e in Arabia Saudita attraverso società a responsabilità limitata e in Corea del Sud come Foreign Legal Consultant Office.

I contatti dei nostri uffici nel mondo sono consultabili sul sito internet www.lw.com.

I titolari del trattamento dei dati personali degli utenti sono i singoli uffici presso i quali gli utenti hanno inviato la propria candidatura e/o Latham & Watkins LLP.

2. Destinatari della policy sulla privacy

La presente policy si applica agli individui che inviano la propria candidatura o che forniscono dati in relazione a una posizione lavorativa in uno degli uffici Latham. Ciò comprende offerte di lavoro per lo staff, lateral attorneys, lateral partners e altri ruoli.

La policy si applica agli individui che inviano il proprio curriculum vitae o altri dati allo studio (direttamente o tramite un’agenzia per il lavoro) o che si candidano utilizzando uno dei nostri portali online.

3. Tipologia di dati personali che raccogliamo e utilizziamo

Lo studio raccoglie e utilizza i seguenti dati personali sugli utenti:

Informazioni fornite nell’ambito della candidatura. Gli utenti forniscono dati personali attraverso il nostro sito o i portali di recruiting per candidarsi a una posizione lavorativa, oppure attraverso la corrispondenza con noi o i nostri rappresentanti via email, telefono o altri mezzi. Ciò comprende dati forniti al momento della registrazione e durante l’utilizzo del sito o del portale, o attraverso l’invio del curriculum vitae allo studio o ad un rappresentante che agisce per conto dello studio, tra cui: nome, informazioni di contatto, esperienze lavorative, qualifiche formative, informazioni sulla practice, abilitazione all’esercizio della professione nel paese in cui è richiesto il ruolo, genere, data di nascita, referenze e qualsiasi altra informazione che gli utenti decidono di caricare o inviare (come le informazioni contenute nel curriculum vitae).
Informazioni sensibili. Ove consentito dalla legge locale, gli utenti hanno la possibilità di fornire alcuni dati personali sensibili, come l’origine razziale ed etnica, ai fini del monitoraggio sulle pari opportunità. Le candidature degli utenti che decidono di non fornire tali informazioni non subiranno alcuna conseguenza. Gli utenti possono inoltre informarci di avere una disabilità in modo che lo studio possa organizzarsi adeguatamente al fine di consentire al candidato di raggiungere i nostri uffici e/o partecipare a un colloquio.
Informazioni raccolte durante i colloqui e le valutazioni (sia online sia di persona). In caso di colloquio, lo studio conserva le note relative alla conversazione tra il candidato e i reclutatori. Possiamo inoltre chiedere un riscontro sul candidato alle altre persone che lo hanno incontrato. Lo studio può raccogliere e analizzare le risposte fornite dai candidati che frequentano un centro di valutazione, utilizzano uno strumento di valutazione online o inviano un video colloquio.
Informazioni raccolte sull’utilizzo del nostro portale di recruiting e del sito. Lo studio raccoglie automaticamente alcuni dati durante l’utilizzo del sito www.lwcareers.com, incluso l’indirizzo IP e altri dati di identificazione univoca del dispositivo, dati raccolti dai cookie sull’utilizzo del portale o del sito, operatore di telefonia mobile (se applicabile), impostazione del fuso orario, sistema operativo e piattaforma, programma di navigazione e dati riguardanti l’utilizzo del portale o del sito come la data e l’ora della visita (“Informazioni di Utilizzo”).
Dati da terze parti. Lo studio riceve dati da terze parti in relazione alle candidature degli utenti, come terzi che forniscono referenze e reclutatori.
Nel caso in cui la candidatura abbia esito positivo, saranno raccolti ulteriori dati personali nel contesto dei controlli pre-assunzione e della procedura di on-boarding nel momento di ingresso nello studio:
- Informazioni da fornitori terzi che conducono indagini sulla storia personale per conto dello Studio. Ciò comprende controlli sulla fedina penale, verifica delle qualifiche e controlli professionali, finanziari e di altro tipo nella misura prevista ai sensi delle leggi applicabili. Per i candidati statunitensi possono essere previsti controlli creditizi nella misura prevista dalla legge applicabile.
- Coordinate bancarie, codice fiscale, numero di carta di identità o altro documento di identità, passaporto o altra prova del diritto al lavoro, nazionalità e luogo di nascita (ove richiesto/permesso dalle leggi locali), contatto di emergenza e dei congiunti, dettagli sullo stato di famiglia come ad esempio lo stato civile e le persone a carico, e (nella misura prevista ai sensi delle leggi applicabili) informazioni aggiuntive in materia di salute epari opportunità.
Dati sulla visita dei candidati presso i nostri uffici. In caso di colloquio presso i nostri uffici, raccogliamo dati relativi all’utilizzo dei sistemi di controllo degli accessi agli stabili, compresi gli orari e il luogo di ingresso e di uscita, eventuali accessi ad aree riservate e le riprese delle telecamere di sicurezza.

Di norma non raccogliamo direttamente informazioni personali da bambini di età inferiore ai 14 anni, ma potremmo raccogliere tali informazioni personali dal tutore del bambino nel caso in cui tale trattamento sia necessario per le attività di trattamento descritte nella presente policy. Il genitore o il tutore legale possono esercitare i diritti del minore come indicato nell’articolo 10 “Altri diritti”.

Negli ultimi 12 mesi, Latham ha raccolto dati personali appartenenti alle seguenti categorie:

dati identificativi;
informazioni professionali o relative all’impiego;
appartenenza a ordini professionali, incluso il registro personale e qualsiasi eventuale decisione o sanzione regolamentare o disciplinare subita;
informazioni relative alla formazione;
informazioni relative a dati di natura protetta;
dati audio e video; e
dati relativi alle attività su internet o su altre reti elettroniche.

4. Modalità di utilizzo dei dati personali da parte di Latham

La tabella riportata nell’Allegato 1 illustra le modalità con le quali Latham utilizza i dati personali degli utenti e la base giuridica a cui Latham è soggetta per il trattamento di tali dati. Latham utilizza i dati personali degli utenti al fine di:

individuare e valutare i candidati per posizioni di lavoro aperte;
stabilire e valutare le qualifiche professionali;

condurre indagini sulla storia personale incluso, nella misura in cui la legge applicabile lo consente, il controllo delle referenze, delle qualifiche, del diritto al lavoro e dei certificati penali del casellario giudiziario, appartenenza a ordini professionali, incluso il registro personale e qualsiasi eventuale decisione o sanzione regolamentare o disciplinare subita;

in caso di assunzione, creare un libretto di lavoro;

nella misura in cui la legge applicabile lo consente o richiede, effettuare controlli per finalità di pari opportunità e diversity;
comunicare con i candidati;
inviare notifiche riguardanti nuove posizioni lavorative che combaciano con il profilo degli utenti;
fornire supporto per l’utilizzo del sito internet e del portale di recruiting; e
mantenere la sicurezza dei nostri locali in caso di colloquio presso i nostri uffici.

I dati personali dei soggetti interessati saranno trattati solamente per le finalità indicate e in maniera appropriata, equa e legittima. Latham si limiterà a raccogliere dati personali adeguati, rilevanti e commisurati alle finalità previste.

5. Modalità di condivisione dei dati personali

Latham condivide i dati personali dei soggetti interessati con destinatari selezionati. Tra tali categorie di destinatari possiamo trovare:

agenzie per il lavoro e società di recruiting ove opportuno per il ruolo o per la posizione alla quale l’interessato si sta candidando;
i nostri fornitori terzi di fiducia di portali di recruiting, che variano a seconda della giurisdizione in cui gli utenti si candidano, ma che utilizziamo per raccogliere ed elaborare informazioni come parte delle candidature online, e che possono archiviare dati degli interessati negli Stati Uniti (per maggiori informazioni su questi fornitori, gli interessati possono contattarci all’indirizzo email indicato di seguito);
associazioni professionali e istituti di formazione;
fornitori di servizi di indagine pre-assunzione (compresi lo screening, i controlli sulla storia personale e i controlli sulla fedina penale), come Sterling Infosystems Inc., che conserva i dati personali dei soggetti interessati nell’Unione europea o negli Stati Uniti, in base alla posizione di tali soggetti, al fine di verificare le informazioni fornite nel contesto della candidatura; e
persone che forniscono referenze i cui dettagli sono forniti dai soggetti interessati, in modo che possano lasciare una referenza.

Latham potrebbe essere vincolata dall’obbligo di comunicare i dati personali degli utenti a organi di controllo, tribunali, forze dell’ordine o autorità fiscali ovvero nell’ambito di un contenzioso. Potrebbe non essere possibile informare preventivamente i soggetti interessati dei dettagli relativi a tali comunicazioni. Latham farà ogni ragionevole sforzo per divulgare solamente i dati personali di volta in vota strettamente necessari. Latham potrà inoltre divulgare i dati personali degli utenti nell'ambito di una riorganizzazione ovvero di una fusione del nostro studio con un altro studio.

Negli ultimi 12 mesi, lo studio ha divulgato, per finalità di business, dati personali appartenenti alle categorie di cui all’Allegato 1.

6. Modalità di trasferimento e luogo di conservazione dei dati personali

Latham è uno studio legale internazionale attivo in tutto il mondo. Come molte altre realtà internazionali, Latham gestisce sistemi globali per finalità di recruiting e ha centralizzato alcuni aspetti del trattamento dei dati e della gestione delle risorse umane con l’obiettivo di migliorare la gestione aziendale. Per effetto di tale centralizzazione, è possibile che dei dati personali siano trasferiti da un paese all’altro.

I dettagli relativi alla candidatura dei soggetti interessati potrebbero essere conservati localmente dall’ufficio presso il quale la candidatura è stata inviata oppure potrebbero essere registrati nei nostri sistemi di recruiting globali. Alcuni dei nostri sistemi di recruiting globali sono gestiti per conto di Latham da fornitori terzi di fiducia e in alcuni casi sono conservati negli Stati Uniti e sono accessibili in tutto il mondo dal personale coinvolto nel processo di recruiting.

Pertanto, i dati personali degli utenti potrebbero essere trasferiti al di fuori del paese in cui tali soggetti si trovano, inclusi i paesi che potrebbero non avere lo stesso livello di protezione previsto all’interno dello Spazio Economico Europeo o del Regno Unito. Latham & Watkins ha adottato delle Binding Corporate Rules che disciplinano i trasferimenti internazionali all’interno dello studio dei dati personali che hanno avuto origine nel SEE e nel Regno Unito; inoltre lo studio ha stipulato contratti con i propri fornitori terzi di fiducia al fine di proteggere i dati personali che questi gestiscono per conto dello studio. All’interno di questi contratti sono previste le clausole contrattuali tipo (standard contractual clauses) della Commissione Europea per il trasferimento dei dati personali da un titolare del trattamento a un responsabile del trattamento situato in un paese terzo.

Per avere maggiori informazioni su tali fornitori è possibile contattare il Global Data Privacy Office.

7. Sicurezza dei dati personali

Latham si impegna a proteggere i dati personali che i soggetti interessati forniscono allo studio. Lo studio mantiene livelli di sicurezza adeguati al fine di proteggere i dati personali dall’accesso, dall’utilizzo, dalla divulgazione, dalla perdita o dalla distruzione, siano essi accidentali o illeciti. Lo studio inoltre intraprende le misure necessarie al fine di garantire la continua riservatezza, integrità, disponibilità e flessibilità delle proprie reti e dei propri sistemi.

Purtroppo, la trasmissione di informazioni via internet non è completamente sicura. Sebbene lo studio faccia del proprio meglio per proteggere i dati personali degli utenti, non può garantire la sicurezza dei dati trasmessi attraverso i portali di recruiting, pertanto qualsiasi trasmissione avviene a rischio degli utenti. Una volta ricevuti i dati personali, Latham prenderà tutte le misure tecniche e organizzative adeguate al fine di proteggere i dati personali degli utenti dalla perdita, dal furto e dall’utilizzo, dall’accesso e dall’alterazione non autorizzati.

8. Retention

Lo studio conserva i dati dei soggetti interessati nel rispetto delle policy di conservazione dei dati adottate dallo studio e della legge applicabile. Per maggiori dettagli, contattare il Global Data Privacy Office di Latham.

Potrebbe essere necessario conservare le informazioni per un periodo di tempo più lungo al fine di stabilire, esercitare o difendere i diritti legali dello studio. Ove possibile, le informazioni personali saranno rese anonime attraverso la rimozione, la sostituzione o il blocco dei dati che consentono l'identificazione delle persone.

9. Accesso e correzione dei dati personali

I soggetti interessati che hanno creato un account su www.lwcareers.com potranno accedere e ottenere una copia dei propri dati personali caricati sul sito. Potranno inoltre modificare e aggiornare i dati personali utilizzando la password creata al momento della candidatura su www.lwcareers.com.

Per ogni altra richiesta di accesso o correzione dei dati personali (come ad esempio la richiesta di completare eventuali dati incompleti), è possibile contattare il Global Data Privacy Office di Latham. Prima di rispondere alla richiesta, lo studio verificherà l'identità dei soggetti interessati.

10. Altri diritti

In riferimento ai propri dati personali, gli utenti possono godere di altri diritti. Alcuni di questi si applicano solo in determinate circostanze, come indicato di seguito nel dettaglio. Le richieste possono essere inviate via email al Global Data Privacy Office di Latham. Si prega di notare che prima di rispondere alle richieste per l’esercizio dei propri diritti, lo studio verificherà l’identità dei soggetti interessati.

Il diritto di sapere se Latham detiene dati personali sui soggetti interessati e, in tal caso, come sono utilizzati.
In alcune circostanze e in conformità con le leggi applicabili, il diritto di cancellazione dei propri dati personali. Si prega di notare che lo studio può conservare i dati personali dei soggetti interessati ove vi siano validi presupposti giuridici per farlo.
Il diritto di richiedere allo studio di non inviare più notifiche riguardanti nuove posizioni lavorative che combaciano con il profilo dei soggetti interessati.
In alcune circostanze e in conformità con le leggi applicabili, il diritto di limitare od opporsi al trattamento dei propri dati personali.
In alcune circostanze e in conformità con le leggi applicabili, il diritto di ricevere copia dei dati personali forniti allo studio dai soggetti interessati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico o di richiedere il trasferimento dei dati verso una terza parte (noto come “portabilità dei dati”).
Nei casi in cui i soggetti interessati abbiano fornito dati personali su base volontaria, ovvero acconsentito in altro modo all’utilizzo degli stessi, il diritto di revocare il proprio consenso.

I soggetti interessati hanno inoltre il diritto di presentare reclamo presso un’Autorità di Protezione dei Dati. Maggiori informazioni sulle modalità di presentazione di un reclamo, a Latham o a un’Autorità di Protezione dei Dati, sono disponibili nella Procedura Latham per reclami in materia di protezione dei dati disponibile su www.lw.com/privacy.

Global Data Protection Office:
In caso di domande sulle modalità di utilizzo dei dati personali o preoccupazioni riguardanti la presente policy o l’utilizzo dei dati personali da parte di Latham, si prega di contattare il Global Data Protection Office; Globaldpo@lw.com, 99 Bishopsgate EC2M 3XF, Londra (Regno Unito). Le persone residenti in California possono inoltre chiamare il numero gratuito (866) 596-3896.